TL;DR: KI eignet sich gut für erste Entwürfe, Strukturierung und Zusammenfassungen. Ein guter Büro-Prompt nennt Ziel, Kontext, Empfänger, gewünschtes Format und Grenzen. Vertrauliche Daten gehören nur in dafür freigegebene Systeme; Namen, Zahlen und Fristen müssen geprüft werden.
Die einfache Prompt-Formel
Nutze diese fünf Bausteine:
- Aufgabe: Was soll entstehen?
- Kontext: Welche Informationen sind nötig?
- Zielgruppe: Für wen ist das Ergebnis?
- Format: Länge, Aufbau und Ton.
- Prüfung: Was soll die KI markieren, statt es zu erfinden?
Weitere Grundlagen: Richtig prompten.
1. Professionelle E-Mail schreiben
~~~text Formuliere eine E-Mail an [Empfänger] zum Thema [Thema]. Kontext: [Hintergrund]. Ziel: [gewünschtes Ergebnis]. Ton: freundlich, professionell und direkt. Maximal [Anzahl] Wörter. Schliesse mit einem klaren nächsten Schritt. Erfinde keine Namen, Termine oder Zusagen. Markiere fehlende Angaben in [eckigen Klammern]. ~~~
2. Schwierige E-Mail höflicher formulieren
~~~text Überarbeite den folgenden Entwurf. Behalte die Aussage bei, entferne Vorwürfe und formuliere lösungsorientiert. Ton: respektvoll und bestimmt. Nenne zuerst das Problem, dann die gewünschte Lösung und zuletzt die Frist. Text: [Entwurf] ~~~
3. Lange E-Mail zusammenfassen
~~~text Fasse den folgenden E-Mail-Verlauf zusammen. Ausgabe:
- Entscheidung
- offene Fragen
- Aufgaben mit verantwortlicher Person und Termin
- Risiken oder Widersprüche
Wenn etwas nicht eindeutig ist, schreibe «unklar». E-Mail-Verlauf: [Text] ~~~
4. Meeting-Protokoll erstellen
~~~text Erstelle aus den folgenden Notizen ein sachliches Ergebnisprotokoll. Gliedere in: Thema, Entscheidungen, offene Punkte, Aufgaben, Verantwortliche und Termine. Übernimm nur Informationen aus den Notizen. Ergänze nichts aus eigener Annahme. Notizen: [Notizen] ~~~
5. Transkript in Aufgaben umwandeln
~~~text Extrahiere aus diesem Meeting-Transkript alle vereinbarten Aufgaben. Erstelle eine Tabelle mit Aufgabe, verantwortlicher Person, Termin und Status. Führe unsichere Zuordnungen separat auf. Transkript: [Text] ~~~
6. Dokument verständlich zusammenfassen
~~~text Fasse das Dokument für [Zielgruppe] zusammen. Länge: maximal [Anzahl] Wörter. Erkläre zuerst die Kernaussage, danach die wichtigsten Fakten und zum Schluss die Konsequenzen. Behalte Zahlen und Einschränkungen exakt bei. Nenne zu jedem Punkt die Seite oder Textstelle, sofern erkennbar. ~~~
7. Zwei Versionen vergleichen
~~~text Vergleiche Version A und Version B. Liste in einer Tabelle: Abschnitt, Änderung, mögliche Auswirkung und offene Frage. Bewerte nicht, welche Version besser ist, wenn dafür Informationen fehlen. Version A: [Text] Version B: [Text] ~~~
8. Wochenplanung erstellen
~~~text Ordne diese Aufgaben in eine realistische Wochenplanung. Berücksichtige Priorität, Frist, geschätzten Aufwand und Abhängigkeiten. Plane höchstens 70 Prozent der verfügbaren Zeit fest ein. Zeige Konflikte und fehlende Angaben separat. Aufgaben: [Liste] Verfügbare Zeit: [Zeit] ~~~
Datenschutz: Was nicht ungeprüft in einen Prompt gehört
Verwende keine vertraulichen Kunden-, Personal-, Gesundheits- oder Vertragsdaten in einem öffentlichen KI-Dienst, wenn dafür keine Freigabe und geeignete Vereinbarung bestehen. Pseudonymisiere Inhalte oder nutze ein von der Organisation genehmigtes System. Mehr dazu: KI und Datenschutz.
So prüfst du das Ergebnis
- Stimmen Namen, Zahlen, Termine und Zitate?
- Hat die KI etwas ergänzt, das nicht in der Vorlage stand?
- Passt der Ton zur empfangenden Person?
- Sind vertrauliche Informationen enthalten?
- Ist klar, wer den finalen Entscheid verantwortet?
Häufige Fragen
Welches KI-Tool eignet sich für diese Prompts?
Die Vorlagen funktionieren grundsätzlich mit verschiedenen Sprachmodellen. Entscheidend sind Datenschutz, Dateifunktionen, Qualität und Kosten – nicht nur der Anbietername.
Kann KI ein Protokoll automatisch freigeben?
Nein. Ein Protokoll sollte von einer verantwortlichen Person geprüft und bei Bedarf von Teilnehmenden bestätigt werden.
Warum soll die KI fehlende Angaben markieren?
Das reduziert das Risiko, dass sie plausible Namen, Termine oder Entscheidungen erfindet.
Fazit
Die grösste Zeitersparnis entsteht nicht durch möglichst komplizierte Prompts, sondern durch wiederverwendbare Vorlagen und einen klaren Prüfprozess. KI liefert den Entwurf; Verantwortung und Freigabe bleiben beim Menschen.